Cómo usar un copiloto contable para cerrar el mes en la mitad de tiempo
Cada cierre de mes se siente igual: correos, Excel, XML, WhatsApp, llamadas de clientes y un ERP esperando a que alguien encuentre tiempo para alimentarlo.
La buena noticia es que ya existe una forma distinta de trabajar: usar un copiloto contable.
En este post vamos a ver:
- Qué es exactamente un copiloto contable
- Cómo se integra en tu proceso de cierre
- Qué partes del cierre puede acelerar
- Cómo se ve ese copiloto en la práctica con una herramienta como Cifrato
¿Qué es un copiloto contable (de verdad)?
Un copiloto contable NO es:
- Un chat mágico que “hace todo por ti”
- Un reemplazo del contador
- Un riesgo para tu tarjeta profesional
Un copiloto contable SÍ es:
- Una capa de IA y automatización que prepara el camino para tu cierre
- Una herramienta que te ayuda a ver rápido lo importante y priorizar
- Un apoyo que reduce la digitación y los pasos repetitivos
Piensa en un copiloto como un asistente inteligente que:
- Captura documentos
- Clasifica gastos
- Señala inconsistencias
- Te prepara un resumen para revisar y aprobar
Tú sigues tomando las decisiones. El copiloto hace que llegues a ese punto mucho más rápido.
Paso 1: Conecta tus fuentes de información
Preparar la información antes del cierre
Antes de hablar de IA, hay algo básico: conectar el flujo de información.
Un buen copiloto contable debería conectarse al menos con:
- DIAN: para traer facturas emitidas y recibidas
- ERP: para subir la información ya clasificada
- Bancos (según tu stack): para apoyar conciliaciones
- Otros canales donde tus clientes te envían documentos (idealmente centralizados)
En el caso de Cifrato, el primer paso es:
Conectar el token de la DIAN.
Configurar el ERP o ERPs con los que trabajas.
Definir reglas iniciales de clasificación (si ya tienes criterios por cliente, PUC o centro de costo).
Aquí todavía no hay magia: es simplemente poner las tuberías en su lugar.
Paso 2: Dejar que el copiloto capture y lea por ti
Automatizar la captura de facturas
Una vez conectado, tu copiloto contable debería:
- Sincronizar facturas desde la DIAN dentro de un rango de fechas.
- Leer automáticamente datos como:
- NIT del proveedor
- Fecha de emisión
- Número de factura
- Base, IVA, retenciones
- Totales
- Identificar si la factura es compra, devolución, nota crédito, etc.
En Cifrato, esto se traduce en que tu equipo deja de:
- Descargar XML uno por uno
- Abrir PDFs manualmente
- Transcribir valores al ERP
La información ya está en una sola bandeja de revisión, lista para el siguiente paso.
Paso 3: Sugerencias inteligentes para clasificación y PUC
Donde entra la IA en serio
El valor del copiloto no está solo en leer datos. Está en poder decirte:
- “Esta factura se parece a otras que clasificaste en el PUC 51xx”
- “Este gasto suele ir al centro de costo Comercial”
- “Este tipo de proveedor se registra como gasto administrativo”
En la práctica, el copiloto puede:
- Proponer un PUC sugerido por factura o por ítem
- Proponer centros de costo
- Marcar facturas atípicas o discrepancias (por monto, fecha, proveedor nuevo, etc.)
Tú sigues teniendo la última palabra, pero en lugar de partir de cero, partes de un borrador inteligente.
Paso 4: Revisar por excepciones, no por volumen
Cambiar de revisar todo a revisar lo que importa
Con un copiloto contable, el cambio de chip clave es este:
- Antes: revisas absolutamente todo, porque no confías en el proceso.
- Después: revisas solo:
- Facturas con errores de validación
- Casos nuevos o atípicos
- Documentos con campos faltantes
Esto reduce muchísimo el tiempo de revisión.
En un flujo con Cifrato, el sistema:
- Valida automáticamente cada factura antes de subirla.
- Te muestra claramente cuáles tienen errores y cuáles están listas.
- Te permite corregir solo las que lo necesitan.
- Te confirma qué facturas se subirán correctamente al ERP.
El cierre deja de ser “ver 1000 facturas” y pasa a ser “resolver los casos que realmente necesitan atención”.
Paso 5: Subir al ERP y generar entregables
Del copiloto al software contable
Cuando tu copiloto ya hizo:
- Captura
- Lectura de datos
- Sugerencias de clasificación
- Filtrado de excepciones
el último paso es:
- Subir los documentos a tu ERP contable desde el mismo panel.
- Generar reportes operativos:
- Facturas procesadas
- Pendientes
- Observadas
- Y dejar el ERP listo para los reportes formales y el cierre contable.
Con Cifrato, por ejemplo, puedes:
- Presionar un botón tipo “Subir X facturas” al ERP que uses.
- Tener la tranquilidad de que ya pasaron por un flujo de revisión guiado.
Cierre de mes con un copiloto contable
Un flujo sano podría verse así:
Inicio de cierre
- Conectar y sincronizar facturas de la DIAN
- Revisar que el rango de fechas esté completo
Captura y lectura
- Verificar volumen esperado vs. obtenido
- Confirmar que no haya proveedores repetidos o raros
Clasificación
- Revisar sugerencias de PUC y centros de costo
- Corregir excepciones marcadas
Revisión
- Revisar solo las facturas con alertas
- Validar montos mayores a cierto umbral
Subida al ERP
- Enviar facturas aprobadas al ERP
- Validar rápidamente un muestreo dentro del ERP
Cierre
- Generar reportes para gerencia
- Documentar incidencias o decisiones especiales
Cómo se ve esto con Cifrato como tu copiloto contable
En Cifrato diseñamos el flujo pensando precisamente en esto:
- Que no tengas que vivir en correos, XML y Excel.
- Que puedas apoyarte en IA para lo repetitivo, sin soltar el control.
- Que el cierre de mes deje de ser una carrera de último minuto.
Si quieres pasar de “sobrevivir al cierre” a “gestionar el cierre con un copiloto”, Agenda una llamada aquí y prueba cómo se ve un cierre de mes con un copiloto contable trabajando a tu lado.
